โปรแกรม HR สำเร็จรูปต่างจากการจ้างโปรแกรมเมอร์เขียนเองยังไง?

ปรแกรม HR สำเร็จรูป เป็นตัวช่วยสำคัญที่องค์กรหลายแห่งเลือกใช้เพื่อบริหารจัดการข้อมูลบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ ลดความซ้ำซ้อนของงานเอกสาร และลดโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual แต่ก็มีอีกหลายองค์กรที่กำลังลังเลว่าจะเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป หรือจ้างโปรแกรมเมอร์มาเขียนให้ใหม่ดี?

โปรแกรม HR สำเร็จรูป คืออะไร?

โปรแกรม HR สำเร็จรูปคือโปรแกรมที่พัฒนาและออกแบบมาเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรบุคคลในองค์กรแบบพร้อมใช้งานทันที มาพร้อมฟีเจอร์พื้นฐานที่ครบถ้วน เช่น ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน (Employee Management), ระบบการจัดการเวลาทำงาน (Time Attendance), ระบบการจัดการเงินเดือน (Payroll Management), ระบบการประเมินพนักงาน (Performance Management) ทำให้ไม่ต้องเริ่มเขียนโค้ดใหม่ทั้งหมด ไม่ต้องเสียเวลาพัฒนา และโปรแกรม HR สำเร็จรูปมีทีมซัพพอร์ตจากผู้ให้บริการ

โปรแกรม HR สำเร็จรูป ต่างจากการจ้างโปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมใหม่อย่างไร?

• สะดวก พร้อมใช้งาน โปรแกรม HR สําเร็จรูปสามารถใช้ทันทีหลังการติดตั้งหรือสมัครบริการ ทำให้บริษัทสามารถเริ่มใช้งานได้ภายในไม่กี่วันหรือไม่กี่สัปดาห์ ในขณะที่การจ้างโปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมเองต้องใช้เวลาวิเคราะห์ ออกแบบ ทดสอบ และแก้ไขบั๊ก ซึ่งอาจกินเวลาหลายเดือนหรือมากกว่านั้น
• มีฟีเจอร์มาตรฐานที่ครอบคลุม เช่น Payroll, Time Attendance, การประเมินผล และรายงานต่าง ๆ ส่วนระบบที่เขียนเองจะได้ฟีเจอร์ตามที่สั่งพัฒนา ซึ่งอาจต้องใช้เวลาเพิ่มหากต้องการเพิ่มความสามารถใหม่ ๆ
• การอัปเดตข้อมูล มีการอัปเดตฟีเจอร์ให้ทันสมัยอยู่เสมอ ช่วยลดภาระฝ่าย IT ภายในองค์กร ในขณะที่โปรแกรมเขียนเองต้องมีทีมดูแลเฉพาะ และต้องวางงบประมาณสำหรับการอัปเดตหรือแก้ไขบั๊กเป็นระยะ
• มีความปลอดภัยสูง ป้องกันข้อมูลรั่วไหล โปรแกรม HR สําเร็จรูปมีมาตรการความปลอดภัยระดับสากล เช่น การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) และการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ส่วนการเขียนเองต้องพึ่งความเชี่ยวชาญของทีมพัฒนา หากไม่มีความรู้ด้าน Cybersecurity มากพอ อาจเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล
• ใช้งานง่าย เรียนรู้ได้เร็ว มีคู่มือและการอบรมใช้งาน ทำให้พนักงานสามารถเรียนรู้ได้เร็ว ในขณะที่ระบบที่พัฒนาเองต้องสร้างคู่มือใหม่และอาจต้องใช้เวลาสอนนานกว่า
• ค่าใช้จ่าย โปรแกรม HR สําเร็จรูปมักมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นต่ำกว่า เช่น ค่าซื้อสิทธิ์ใช้งาน (License) หรือค่าเช่ารายเดือน/รายปี แต่การจ้างพัฒนาเองต้องใช้เงินก้อนใหญ่ตั้งแต่ต้น ทั้งค่าจ้างทีมพัฒนา ค่าทดสอบระบบ และค่าโครงสร้างพื้นฐาน ค่าบำรุงรักษาระยะยาว ซึ่งอาจสูงกว่าการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปหลายเท่า

• ข้อจำกัดการใช้งาน โปรแกรมสำเร็จรูปแม้จะสะดวกและคุ้มค่า แต่ก็มีข้อจำกัด เช่น ไม่สามารถปรับฟีเจอร์ให้ตรงกับทุกความต้องการขององค์กรได้ 100% บางครั้งต้องปรับขั้นตอนการทำงานให้เข้ากับระบบแทนที่จะปรับระบบให้เข้ากับงาน และหากต้องการฟีเจอร์เฉพาะ อาจต้องจ่ายเพิ่มหรือรอผู้ให้บริการพัฒนา

โปรแกรม HR สำเร็จรูป เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กถึงกลางที่มีงบประมาณจำกัด ต้องการระบบที่พร้อมใช้งานได้ทันที และมีความปลอดภัยสูง ส่วนการจ้างโปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมขึ้นใหม่เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ หรือองค์กรที่ต้องการควบคุมซอร์สโค้ดและข้อมูลได้อย่างเต็มที่ และสามารถออกแบบให้ตรงความต้องการขององค์กรได้ 100% แต่จะมีค่าใช้จ่ายที่สูงและใช้เวลานานกว่า